Det giver god mening at udarbejde dokumentation af de udviklede systemer. Dokumentation udarbejdes i forhold til målgrupperne. Målgrupper kan opdeles som følgende:
Udarbejdelse af dokumentation kan spare en del tid og få en bedre udnyttelse af systemet. Man skal passe på ikke at udarbejde for meget tekst i ustruktueret form, som ofte bevirker at brugerne ikke læser dokumentationen og dermed nytteløst. Man bør tilstræbe en struktueret form med punkt opstilling, så brugerne hurtigt kan navigere frem til den information, som de ønsker.
En brugervejledning kan være til stor hjælp for brugerne og giver mulighed for en bedre udnyttelse af det udviklede system. Dokumentationen bør udformes så den kan bruges som almindelig læsning og som opslagsværk. Illustrationer og eksempler kan være til stor hjælp og fremme forståelsen betydeligt.
Til brug for udarbejdelse af en teknisk dokumentation, kan PHP documentor være et godt redskab, da det hurtigt giver et overblik over klasserne og dens egenskaber og metoder. Suppleret med relevante diagrammer, giver udvikleren bedre mulighed for at orientere sig rundt i systemet.
Som resultatet af veldokumenteret system, kan være ganske besparende og minimere tidsforbruget ved almindelig vedligeholdelse. Det er dog en forudsætning at al fremtid vedligeholdelse til stadighed bliver dokumenteret. Hvis dokumentationen ikke er "up to date", kan det resultere i voldsom forøgelse af tidsforbruget og dermed miste helt værdi.